Excel wordt voor heel wat toepassingen gebruikt.Rapporteren met Excel is een van de populaire toepassingen. Nog wel. Dit zeg ik omdat er op het gebied van rapporteren eninformatie delen natuurlijk heel wat veranderd is de afgelopen jaren en er tools op de markt zijn die wellicht beter zijn op dat gebied.
Vooropgesteld dat Excel voor mij de nummer 1 tool is en blijft en ik iedereen ook aanraad om Excel te leren. Je Excel kennis en vaardigheden zullen altijd relevant zijn en blijven. Echter heeft Excel een paar nadelen als het op rapporteren aankomt. Zeker als je Excel vergelijkt met andere tools.
A. Visualiseren van data.
Ja, zult u zeggen maar is toch juist een van de sterke kanten van Excel. U heeft een punt, met Excel kun je relatief eenvoudig data omzetten naar redelijk mooie charts en grafieken. De pivotcharts optie is bijvoorbeeld erg handig daarvoor. Door add-in Power Pivot te gebruiken kan Excel een boost krijgen voor wat betreft het maken van meerdere pivot charts en pivottables tegelijkertijd en kan het maken van een dashboard aanzienlijk sneller. Het kan desondanks beter en ook eenvoudiger. Hoe zult u denken. Dat vertel ik straks
B. Koppelen naar meerdere databronnen tegelijkertijd.
In theorie kan Excel dat, echter heeft Excel daar hulp bij nodig van een add-in als Power Query
C. Rapporten en informatie delen.
Ja, natuurlijk kan dat met Excel. Wie heeft niet ooit een Excel file gemaild naar collega’s of op een shared drive op een server of in de cloud geplaatst. Aan deze manier van informatie delen kleven nogal wat nadelen.
Excel files kunnen hun eigen leven gaan leiden, zeker als mensen eigen versies van uw file gaan maken en verspreiden. Zaken als security, juistheid van de inhoud en simpelweg beperkte schijfruimte kunnen problematisch worden door Excel files op deze manier te verspreiden. Zeker als het gaat om een wat
grotere organisatie. Tijdens mijn trainingen vraag ik mijn deelnemers altijd om samen met de IT-department na te gaan hoeveel Excel workbooks in omloop zijn in de organisatie (ook de files die zijn opgeslagen en niet worden gebruikt). Bijeen scan van de servers op de extensie .xls* bij een van mijn cliënten (een organisatie met 70 medewerkers) bleken er meer dan 300.000 Excel files voor te komen. De files die voorkwamen in de mailboxen waren daar nog niet eens bij meegeteld!
Het moet en kan anders.
Wat is dan een betere oplossing zult u zich afvragen. Welnu, gebruik Excel in de eerste plaats waar het voor bestemd is, namelijk rekenen. Geen andere tool bevat zoveel mogelijkheden om te rekenen met data.
Excel heeft standaard meer dan 3.000 ingebouwde functie waarmee ontelbaar veel formules mee gemaakt kunnen worden. Data opslaan is ook een van de dingen die Excel vrij goed kan. Komt het op visualiseren van data en maken van dashboards aan en vervolgens die ook delen met anderen, dan is Microsoft Power BI de
aangewezen optie. Power BI is al jaren de nummer een business intelligence oplossing. Het systeem laat de concurrentie ver achter zich als het gaat om prijs/kwaliteit en gebruiksgemak. Met Power BI kunt u data eenvoudig omzetten naar aansprekende visuals die bovendien nagenoeg automatisch worden geupdate
wanneer de data verandert. Ander groot voordeel is dat de informatie makkelijk gedeeld kan worden via de Power BI service, het online platform van Power BI.
Excel heeft een doorbraak gebracht in onze manier van werken en soortgelijke doorbraak zal Power BI ook teweeg brengen. Neemt u dat aan van iemand die al meer dan 30 jaren met Excel werkt en zijn geld verdient met het verzorgen van Excel trainingen. Wat nu, moeten we Excel nu links laten liggen. Nee! Integendeel! Excel zal altijd blijven en heeft zijn bestaansrecht meer dan bewezen. Echter is er nu sedert een aantal jaren een tool op de markt waarmee u makkelijker dan ooit prachtige dashboards kunt maken aan de hand van allerhande datasets van welke grootte dan ook. De rapportages die u maakt met Power BI Desktop kunt u eenvoudig en veilig delen via de online versie. De desktopversie en de online versie staan namelijk met elkaar in verbinding.
Enkele voordelen van Power BI nogmaals op een rijtje:
· Meerdere databronnen tegelijkertijd te benaderen
· State-of-the art visualisaties
· Reports en dashboards delen met zoveel mensen als u wilt
· Kan grote datasets aan (een dataset met 10 miljoen rijen is geen probleem voor Power BI)
· Gebruikers kunnen rapporten zelf aanpassen zonder dat de data wordt beïnvloed
· Power BI Desktop is gratis
Het klinkt allemaal te mooi om waar te zijn zult u denken. Het is toch echt zo. Wilt u laagdrempelig kennismaken met Power BI meld u zich dan aan voor een van onze komende workshops.
Heeft u reeds ervaring met Power BI en bovendien goede kennis van Excel, dan kunt u zich aanmelden voor een van onze trainingen.